La création d'un plan d'urgence financier est une sage décision pour toute entreprise. Les crises et les revers peuvent survenir soudainement, qu'il s'agisse de catastrophes naturelles, de ralentissem*nts économiques, de pannes techniques, de faillites de partenaires ou de désertions de clients. La planification d'urgence définit, à l'avance, comment réagir rapidement à chacun de ces scénarios et remettre l'entreprise sur les rails.
Qu'est-ce que la planification d'urgence financière ?
La planification d'urgence, en général, consiste à hiérarchiser les actions que vous devez entreprendre face à des menaces extraordinaires pour votre entreprise. Quelles sont les premières mesures à prendre en cas de crise ? Si cela ne suffit pas, quelles sont les prochaines étapes ?
La planification d'urgence financière est un aspect de la planification d'urgence qui se concentre sur les ressources financières nécessaires pour maintenir l'entreprise solvable et opérationnelle en cas de crise. Par exemple, il peut identifier des moyens de lever des fonds ou de réduire les coûts en cas de baisse soudaine des revenus due à une crise économique.
Qu'est-ce qu'un plan de contingence financière ?
Un plan d'urgence financière identifie les pires scénarios de votre entreprise et leur impact et présente des réponses potentielles. Les entreprises élaborent généralement des plans d'urgence financière enrecueillir et analyser des données, puis de le transmettre aux cadres supérieurs et aux cadres qui réfléchissent à des stratégies. Une entreprise peut également embaucher un consultant à cette fin spécifique.
En règle générale, une organisation élabore des plans d'urgence financière pour chacun d'une demi-douzaine de risques choisis par le groupe. Lorsqu'une crise survient, l'entreprise utilise le plan d'urgence comme un manuel de jeu.
Pourquoi les plans d'urgence financière sont-ils si importants ?
Les plans d'urgence financière constituent la base pour atténuer les risques commerciaux, accélérer la reprise après sinistre et assurer la continuité et la résilience des activités. La pandémie de COVID-19 a mis une nouvelle primesur les entreprises établissant cette résilience, en particulier la résilience de leur chaîne d'approvisionnement, selon les analystes.
La planification d'urgence s'accompagne d'une analyse de rentabilisation solide, car les entreprises capables de réagir efficacement à une crise et de se remettre rapidement sur pied pourraient acquérir un avantage concurrentiel sur les autres entreprises.
Avantages d'un plan de contingence financière
Rester solvable et maintenir des opérations commerciales presque normales peuvent être les avantages les plus importants d'un plan d'urgence financière, mais il présente d'autres avantages importants. L'un est le bénéfice émotionnel, car planifier à l'avance peut réduire le stress et la panique lors d'une crise réelle. Avec un plan clair en place, votre équipe peut rapidement se concentrer sur l'action au milieu d'une situation difficile et souvent dynamique.
Il y a aussi l'avantage de la réputation, carréagir efficacement en cas de crisereflète bien votre entreprise. Même si vous n'avez jamais à mettre le plan B en action, le fait que vous ayez un plan d'urgence financier bien conçu peut rendre les clients et les autres parties prenantes plus à l'aise.
Et gardez à l'esprit que les plans d'urgence financière ne sont pas réservés aux pires scénarios. Ils peuvent également répondre aux meilleurs scénarios, comme un flot de nouvelles commandes en ligne que vous n'avez pas la capacité de remplir. De cette façon, la planification financière d'urgence peut également aider les entreprises à capitaliser pleinement sur leur succès.
Enfin, bien que vous ne puissiez pas planifier chaque crise ou revers, une fois que vous avez en main quelques plans d'urgence financiers testés, vous pourrez peut-être appliquer leurs actions à d'autres scénarios potentiels.
Qu'est-ce qui est inclus dans un plan de contingence financière ?
La planification d'urgence financière a deux objectifs essentiels. L'une est de répondre à la réponse immédiate à la crise ; l'autre se concentre sur la normalisation des opérations après que l'événement s'est produit, ou dans les domaines de l'entreprise épargnés par la crise. Par exemple, une réponse à court terme à une crise financière dans une unité commerciale centrale pourrait inclure l'utilisation d'une ligne de crédit existante ; une réponse à plus long terme pourrait consister à réorienter les dépenses des unités complémentaires ou non rentables vers le secteur d'activité principal à risque pour l'aider à rebondir.
Le chapitre et le verset d'un plan d'urgence financier varieront en fonction de la taille et du type d'entreprise. En général, un plan devrait inclure des options pour mobiliser les ressources et/ou réduire les coûts. Les leviers financiers que vous devez être prêt à utiliser peuvent inclure :
Financement:Les réserves de liquidités sont reines dans les situations de crise. Bien que les experts suggèrent que les entreprises détiennent suffisamment de liquidités ou d'autres actifs très liquides pour couvrir six mois de dépenses d'exploitation, des études montrent que de nombreuses petites entreprisesne fais pas ça. L'accès aux marges de crédit, aux prêts à court terme et à l'assurance de la continuité des activités sont quelques autres sources de financement que les entreprises devraient obtenir avant toute crise.
Frais:Les dépenses, le personnel et même des unités commerciales entières peuvent être réduites ou vendues dans le but de protéger les activités rentables et de maintenir un flux de trésorerie positif.
Logiciel de comptabilitéavec des rapports détaillés et des outils de visualisation des données peut aider à brosser un tableau clair de votre situation financière lorsque vous évaluez les meilleures options pour votre organisation, car il s'appuie sur des données en direct de votresystème de planification des ressources d'entreprise (ERP)et autres outils.
Exemple de plan de contingence financière
Il est trop courant pour les entreprises de dépendre d'un seul client pour une grande partie de leur chiffre d'affaires, ce qui représente un risque majeur et démontre l'importance des plans d'urgence. Si, par exemple, vous obtenez 25 % de votre activité auprès d'un seul client, vous devez avoir un plan d'urgence pour une éventuelle défection de ce client. Les composantes financières d'un tel plan pourraient comprendre :
- Organiser à l'avance l'accès au crédit à court terme avec votre banque pour couvrir tout manque à gagner.
- Comprendre les options de renégociation des extensions des prêts aux entreprises existants.
- Prendre des mesures pour accélérer le paiement des autres clients, comme la renégociation des calendriers de paiement et le recouvrement des comptes en souffrance.
- Licenciement du personnel associé à l'entreprise du client perdu.
Les réponses à plus long terme peuvent inclure la réduction des dépenses discrétionnaires, la réduction des opérations non rentables et le doublement du développement de nouvelles entreprises pour remplacer les revenus perdus et rendre votre entreprise moins dépendante de ce client unique. Les principaux domaines d'activité doivent être protégés contre les réductions susceptibles de nuire à leur rentabilité afin de minimiser l'impact sur le reste de l'entreprise et de maintenir le « business as usual » dans la mesure du possible.
Planifier et prévoir
Plus précisément
Visite gratuite du produit
7 étapes pour créer un plan d'urgence financière
Les entreprises doivent adopter une approche méthodique dans l'élaboration d'un plan de contingence financière afin de s'assurer qu'il couvre adéquatement les risques les plus importants. Voici les étapes clés de ce processus :
- Identifier les risques.Réduisez les risques de votre entreprise à cinq ou six scénarios réalistes qui pourraient vraiment faire dérailler votre entreprise. Quelle est leur probabilité et quelle serait la gravité de leur impact ?
- Analysez les causes.Comprendre et documenter pourquoi chacune de ces situations pourrait survenir.
- Indicateurs de piste.Sur la base de cette analyse, répertoriez les signes de problèmes possibles et trouvez des moyens de les suivre pour garder une longueur d'avance sur la situation.
- Prescrire des actions.Détailler la stratégie de réponse à chaque crise en précisant et hiérarchisant les mesures à prendre, comment, par qui et dans quel délai.
Au fur et à mesure que vous élaborez les grandes lignes de votre plan d'urgence, approfondissez chacun des risques, les ressources financières dont vous disposez et comment vous pouvez utiliser ces ressources pour répondre :
- Analysez votre profil financier.Utilisez tous lesoutils de planification et d'analyse financièrevous devez détailler vos opérations et les marchés que vous desservez, y compris les coûts, les flux de trésorerie et le positionnement concurrentiel. Cela peut donner à l'entreprise un aperçu de la probabilité de divers scénarios et de leur impact potentiel.
- Inventoriez vos actifs et vos sources de financement.Posez-vous ces questions : Combien avez-vous de réserves de liquidités ? Quels actifs sont indispensables et doivent être protégés ? Quels actifs envisageriez-vous de fermer ou de vendre ? Où pourriez-vous réduire les dépenses sans risquer la rentabilité ? Combien pouvez-vous emprunter rapidement ? Avez-vous une assurance perte d'exploitation?
- Faites des plans pour réaffecter, réduire ou exploiter.Répondre aux questions ci-dessus peut suggérer de puiser dans vos réserves - généralement la première et la meilleure option - ou de réduire la production, d'utiliser des lignes de crédit auprès de votre banque ou de vendre une unité commerciale non essentielle. Chaque option doit être évaluée en fonction de sa rapidité et de sa fiabilité pour lever des fonds. Par exemple, la vente d'une unité commerciale peut avoir un résultat plus lent et moins certain que la souscription d'un prêt à court terme lorsque le temps presse.
Les meilleures pratiques suivantes peuvent également aider à optimiser l'élaboration et la maintenance de votre plan d'urgence financière :
- Activation:Vous devriez avoir une politique en place qui décrit exactement quand un plan d'urgence serait activé, y compris le processus de prise de décision et qui est impliqué.
- Commentaires:Examinez ces plans sur une base trimestrielle, en tenant compte des changements économiques et des changements de main-d'œuvre, pour tenir compte des facteurs économiques ou d'autres problèmes liés à l'entreprise tels que de nouvelles coordonnées ou un changement important dans les réserves de trésorerie.
- Communication:Assurez-vous que le plan est communiqué à des personnes sélectionnées dans votre entreprise dans tous les départements afin qu'elles puissent l'examiner et le comprendre avant qu'une crise ne se matérialise.
- Apprendre de l'expérience:Comme pour tout bon plan d'affaires, les entreprises devraient apprendre de l'expérience chaque fois qu'elles se tournent vers le plan d'urgence et faire des ajustements qui le mettront en meilleure position pour la prochaine crise.
Modèle gratuit de plan d'urgence financière
Une variété d'outils sont disponibles pour vous aider à élaborer un plan d'urgence financière. Vous pouvez commencer à réfléchir à votre réponse aux crises en téléchargeant ce modèle de planification d'urgence financière de haut niveau.
Obtenez notre modèle de plan d'urgence financière
Ce modèle vous aidera à créer un plan d'urgence financier qui servira de base pour atténuer les risques commerciaux, accélérer la reprise après sinistre et assurer la continuité et la résilience des activités.
Obtenir le modèle
En plus,logiciel de comptabilité et d'analyse de donnéesont souvent des outils de planification et de visualisation qui aident les organisations à cartographier les risques et les réponses financières. Ceux-ci pourraient aider à se préparer à l'inattendu en facilitant des activités telles que :
Lignes de tendance :Surveiller les paramètres critiques au fil du temps, tels que les flux de trésorerie etcomptes débiteurs, peuvent fournir des signes avant-coureurs d'un revers majeur pour votre entreprise.
Les cartes mentales:Les cartes mentales organisent et catégorisent le large éventail de risques auxquels votre entreprise est confrontée, pour vous aider à les éliminer et à hiérarchiser les plus grandes menaces.
Tableaux d'impact des risques :Ces graphiques organisent les risques en fonction de leur impact et de leur probabilité d'occurrence, pour vous aider à hiérarchiser les réponses.
Diagrammes de décision :Les diagrammes de décision cartographient visuellement des réponses spécifiques à des événements spécifiques, donnant aux dirigeants un plan d'action clair pendant une crise .
Qu'il s'agisse de risques aussi variés que la perte d'un client important ou de faire face à une catastrophe naturelle, l'élaboration de plans d'urgence financière aidera votre organisation à servir de guide pour traverser la crise.
